Le télétravail est de plus en plus répandu en cette période de dé-confinement. Il consiste à domicilier votre emploi pour une meilleure productivité. La crise sanitaire qui sévit a changé les habitudes administratives. Pour respecter les mesures de distanciation, le télétravail est également utilisé pour organiser des réunions à distance. Cette méthode de travail nécessite une organisation impeccable pour faciliter la communication entre les différents acteurs d’une entreprise. Découvrez ici les fondamentaux pour organiser une réunion à distance.
Les préparatifs d’une réunion à distance
Le bon déroulement d’une visioconférence est précédé par une organisation impeccable. Vous pouvez vous dirigez sûrement pour connaître le distanciel def. En amont, vous devez fixer l’horaire et la date en fonction de vos collaborateurs. Tenez compte du fuseau horaire de chaque collaborateur afin que tout le monde soit présent. Ce n’est qu’après que vous pouvez envoyer les invitations aux différents participants. Lors des préparatifs de cette réunion, vous devez définir le type de cet échange en fonction de vos collaborateurs. Avertissez les différents participants si c’est une visioconférence ou une audioconférence. Néanmoins, vous pouvez combiner les échanges audio et vidéo pour animer la réunion à distance.
La désignation d’un responsable pour la collecte des informations au fur et à mesure que le briefing tient son cours. En procédant ainsi, vous êtes certain de ne pas omettre des décisions lors du compte rendu. À la fin de cet échange, il se charge également de procurer cette synthèse à tous les participants.
Vous devez être outillés pour organiser une réunion à distance. L’idéal serait de vous tourner vers un professionnel pour la location ou l’achat de matériels haut de gamme. Pour optimiser la qualité de l’image lors de la visioconférence, vous pouvez toujours opter pour des logiciels. Vous devez réfléchir mûrement concernant le choix des outils de travail pour organiser une visioconférence.
L’animation de la réunion à distance
L’atmosphère d’une visioconférence doit être plaisante. Pour cela, vous devez désigner un porte-parole éloquent et qui sait s’y faire dans la présentation d’une visioconférence. Ce sera à lui de détailler les points clés à aborder au cours de cette réunion. Le porte-parole doit également être polyglotte. Ainsi, il pourra se faire comprendre par tous les collaborateurs. Étant donné que les avis de tous les collaborateurs comptent, faites des tours de table pour laisser s’exprimer les participants.
L’utilisation d’un fil de discussion contribue énormément à l’animation d’une réunion à distance. Utilisez des émoticônes pour créer une ambiance conviviale lors de cette visioconférence. Cela vous permettra de connaître l’humeur de chaque participant. Vous pourrez facilement faire des sondages pour prendre des décisions unanimes.
Les avantages de cette méthode de travail
L’échange à distance présente d’énormes avantages sur le plan administratif. Une réunion à distance est une solution économique pour les entreprises. Il permet également de gagner du temps et de l’énergie pour le déplacement.
En dehors de cela, l’organisation d’une visioconférence est beaucoup plus souple que les réunions physiques. Cette méthode de travail prévient contre d’éventuels retards.
En résumé, la réunion à distance est une méthode de travail qui nécessite une bonne organisation. L’heure et la date de cet échange sont définies au préalable. L’animation est aussi un détail qu’il ne faut pas négliger.
